Politique de confidentialité

Les renseignements personnels recueillis et utilisés dans le cadre de notre gestion sont indispensables. En acceptant la collecte et l’utilisation de vos informations, vous acceptez les termes et conditions de notre présente politique. Nous reconnaissons l’importance de protéger la vie privée. Via cette politique, nous nous engageons à préserver ceux-ci tout en respectant la législation en vigueur. Cette politique s’applique aussi longtemps que nous détenons vos renseignements personnels.

Type de renseignements

Les renseignements que nous pouvons demander comprennent notamment :

• identification : prénom, nom, date de naissance, genre, statut de citoyenneté, code permanent, numéro d’assurance sociale, carte d’assurance maladie, permis de conduire;
• coordonnées : adresse, numéro de téléphone et adresse courriel;
• emploi : données bancaires et antécédents judiciaires;
• autres : fiche santé, relevé de notes, bulletin, plan d’intervention.

Collecte et utilisation des renseignements

Nous recueillons et utilisons vos renseignements lorsque :

• vous complétez une demande d’admission;
• vous signez le contrat de services (éducatifs, transport, etc.);
• vous êtes embauché par le collège;
• vous êtes un fournisseur de service;
• vous louez un espace à l’Externat.

Ces renseignements personnels sont accessibles à toute personne pour qui ces informations sont nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

Lorsque vous naviguez sur le site web du collège, certaines informations concernant votre visite et vos interactions avec nos publicités et contenus sont échangées automatiquement avec le navigateur. Elles sont recueillies à des fins techniques et statistiques.

Communication des renseignements

Aucune divulgation de renseignement n’est permise sauf dans les cas autorisés ou exigés par la Loi. Dans ces cas, nous nous assurons qu’ils protègent vos informations selon la Loi prescrite.

Nous partageons donc certaines informations spécifiques :

• au ministère de l’Éducation du Québec pour le dossier scolaire ainsi qu’à d’autres organismes (écoles et hôpitaux) au moment du transfert d’un élève autorisé par l’autorité parentale;
• à notre institution financière pour des transactions bancaires;
• à la Régie intermunicipale de police pour la vérification des antécédents judiciaires;
• à certains fournisseurs (collection vestimentaire, livres scolaires, photographie et transport).

Le collège ne peut communiquer une donnée personnelle sans le consentement écrit de la personne concernée ou dans le cas d’un élève mineur, de la personne qui détient l’autorité parentale. Toutefois, nous pourrons y consentir si nous obtenons une demande écrite provenant de la personne concernée ou celle qui détient l’autorité parentale. Une vérification sera effectuée afin de s’assurer de la véracité de la demande.

Notre site web propose des hyperliens vers d’autres sites. Les renseignements échangés sur ces derniers ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité.

Conservation et destruction

Les documents contenant des renseignements personnels sont conservés dans des classeurs avec un accès limité ou dans le système d’exploitation sécurisé qui est utilisé pour la gestion du collège. Ils sont utilisés par la personne concernée aussi longtemps qu’ils sont nécessaires pour accomplir sa fonction. Par la suite, ils sont détruits selon le calendrier de conservation exigé par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Lors de la destruction des documents au format papier, nous prenons toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la confidentialité des éléments détruits.

Mesures de sécurité

L’Externat Sacré–Cœur veille constamment à protéger les renseignements personnels. Les mesures de sécurité en place comprennent notamment :

• des mesures de sécurité physique telles que des classeurs verrouillés et des accès aux locaux restreints aux personnes concernées seulement;

• des mesures de sécurité technologique telles que l’utilisation de mots de passe changés régulièrement, la reconnaissance multifactorielle, l’exploitation d’un système de pare–feu, l’utilisation de logiciel mis à jour quotidiennement pour repérer les virus, l’usurpation d’identité, l’accès par des personnes non autorisées et les utilisations malveillantes, la transmission de données à partir de plateformes sécuritaires, les sauvegardes quotidiennes du système via un réseau interne indépendant, les réseaux isolés en fonction des besoins de la personne qui l’utilise;

• des mesures de sécurité administrative telles que les renseignements limités selon la pertinence de connaître l’information ainsi qu’un contrôle des accès réduits dans le système d’exploitation, la destruction des documents de façon appropriée conformément aux directives établies par Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, la formation du personnel des technologies de l’information afin de garantir la protection la plus à jour possible, un partenariat avec une firme externe pour valider que le système d’exploitation est bien sécuritaire, les rappels verbaux et écrits concernant l’importance de s’assurer de la protection des renseignements confidentiels, etc.

Accès, rectification, question ou plainte

Vous pouvez consulter ou rectifier vos renseignements personnels en tout temps. Pour toute question,
préoccupation ou plainte, nous vous demandons de communiquer par écrit avec la responsable :

Renseignements personnels / Mme Mélanie Daoust
Externat Sacré–Cœur
535, rue Lefrançois
Rosemère (Québec) J7A 4R5
Courriel : confidentialite@externat.qc.ca